Digitale ontwikkelingen zorgen voor een substantiële versnelling van het tempo waarin taken en beroepen veranderen. Er zijn veel kansen voor meer en beter werk. Maar werk zal ook veranderen en soms verdwijnen. Binnen deze verschuivingen willen we regie voeren op een goede match tussen de arbeidsmarkt en de vereisten van een digitale wereld. Dit doen we zowel voor de stad als voor de eigen organisatie. Voor de stad werken we onder andere aan het opbouwen van een tech community van bedrijven, onderwijsinstellingen en andere partijen. Daarnaast werken we aan de digivaardigheden van burgers met onder andere cursussen, digibuddies en themabijeenkomsten. Dit doen we vanuit de opgave Werk voor iedereen. Speerpunten daarbij zijn: up-to-date onderwijscurriculum, een adequaat niveau van digitale basisvaardigheden, lerende beroepsbevolking, voldoende ICT-professionals en duidelijkheid over werken via platforms. Binnen de eigen organisatie werken we onder andere aan de toegankelijkheid van de gemeentelijke website en de herinrichting van de eigen Informatie- en Procesmanagementfunctie (het IPM-netwerk).

IPM transitie
Het huidige IPM-netwerk, dat verantwoordelijk is voor de informatie- en ICT-voorzieningen van de gemeente, wordt opnieuw ingericht om de gemeente beter te kunnen ondersteunen bij de digitale transformatie. Met de middelen die in de Voorjaarsnota 2019 zijn toegekend wordt geïnvesteerd in nieuwe kennis, nieuwe technologie en een werkwijze die gebaseerd is op een kort-cyclische aanpak en samenwerking met externe partners. Het IPM-netwerk is hiertoe opnieuw ingericht. Er zijn teams ingericht rond voorzieningen die een directe relatie hebben met het werk bij de organisatieonderdelen (OO’s) en tot een betere afstemming leiden tussen de OO’s en IPM. De afstemming tussen OO’s en IPM komt ook tot uiting in de doorontwikkeling van portfoliomanagement. Vanuit de I-board voert de organisatie regie op de werkzaamheden van IPM. Zo borgen we dat we aan de juiste opgaven werken. In 2020 werken we verder aan de ontwikkeling van kennis en vaardigheden en werven we waar nodig nieuwe expertise. De eventuele structurele meerkosten die hiermee gemoeid zijn willen we financieren op basis van een business case rond een efficiëntere manier van werken en meer gestroomlijnde organisatie-inrichting binnen IPM. We verwachten in 2020 deze transitie grotendeels te hebben afgerond en concrete resultaten te boeken met snellere oplevering van projecten met duidelijke waarde voor stad en organisatie, waaronder de zogenaamde basis op orde projecten.
We breiden in elk geval uit op de functie architectuur. Een steviger architectuurfunctie borgt dat onze informatievoorziening robuuster wordt, meer toekomst vast en meer geïntegreerd over de verschillende organisatieonderdelen heen. We leveren daardoor betere kwaliteit en een efficiënter ingerichte informatievoorziening. In 2020 zal dit zijn beslag krijgen in zogenaamde programmaroadmaps waarin vanuit de huidige situatie de route naar de gewenste situatie wordt uitgestippeld. De volgende programmaroadmaps zijn voorzien: roadmaps op de generieke voorzieningen en de programmaroadmap op het Sociaal Domein. Deze programmaroadmaps vormen de leidraad voor alle veranderingen die we doorvoeren binnen de informatievoorziening.

Zaakgericht werken
De invoering van Zaakgericht Werken (ZGW) binnen de Gemeente Utrecht heeft digitaal archiveren en
papierloos werken mogelijk gemaakt. Maar zoals in de Voorjaarsnota 2019 aangegeven wordt archiefinformatie te
versnipperd opgeslagen en landt deze niet altijd op de juiste plek ten behoeve van correct archiveren. Mede daardoor zijn we ook nog niet goed in staat onze ambitie waar te maken om burgers en bedrijven snel en - in één keer - juist te informeren over hun aanvragen en hierbij als één organisatie naar buiten te treden. Ook zijn aanpassingen in aanvliegroute van zaakgericht werken nodig en nuttig in de context van de invoering van de omgevingswet, de toekomstige Wet Open Overheid (WOO) en om te kunnen meebewegen met landelijke initiatieven ten behoeve van verhogen efficiëntie en kwaliteit, zoals VNG Samen Organiseren en Common Ground.
Met de middelen die in de voorjaarsnota 2019 beschikbaar zijn gesteld gaan we in dit organisatieontwikkeltraject de komende jaren gemeentebrede verbeteringen doorvoeren. Aan de hand van zowel duidelijke (herijkte) beleidskaders als concrete praktijkcasuïstiek, gaan we de inrichting, sturing op en efficiëntie van (keten)processen optimaliseren. Met daarin ook integraal verankerd informatiebeheer en –archiveringsaspecten, zoveel mogelijk ondersteund door ICT-applicaties. Ook met als doel aanvraag- en afhandelinformatie transparanter beschikbaar te maken in de organisatie waar dit mag, wat bijdraagt aan verhogen van de klantgerichtheid van onze dienstverlening.
In 2020 starten we de beleidsimplementatie-cyclus van het herijkte ZGW beleid en starten we de eerste uitrol/realisatie van procesketen(s) met alle organisatieonderdeel overstijgende besturings-, mens-, proces-, en technologie/koppelaspecten die hiervoor nodig zijn.
Er zal een businesscase voor herijking ZGW met de raad worden gedeeld. Hierin wordt een doorkijk gegeven in hoe de benodigde aanvullende middelen voor 2021 en 2022 voor het afmaken/borgen van deze organisatiebrede verandering (deels) afgedekt kunnen worden.