Onze stad groeit, de opgaven voor de stad nemen toe. Dit zorgt ervoor dat onze werkzaamheden toenemen en daardoor meer capaciteit nodig is. Op basis van de besluiten in de VJN 2019 stijgt de formatie bij VTH (onder andere toezicht Horeca), WenI (onder andere schuldhulpverlening en werkmatchers), MO (onder andere Jeugd, Meedoen naar Vermogen en Onderwijs), UVO (op niveau brengen formatie) en Bedrijfsvoering (bestuurlijke zaken en versterking architectuur).

Utrecht hanteert als uitgangspunt dat structureel werk ook structureel wordt ingevuld. Vast waar het kan, flexibel waar het moet. We streven daarbij naar een gezonde balans tussen externe en interne flexibiliteit en sturen scherp op de inzet van externe inhuur. In de afgelopen jaren is een verschillend instrumentarium ingezet om externe inhuur (beter) te beheersen. Enerzijds door een begrenzing voor externe inhuur aan te brengen bijvoorbeeld met een gemeentebreed inhuurplafond en anderzijds met de inzet op interne flexibiliteit onder andere door het uitbouwen van het interne uitzendbureau PMB.

Sinds 2016 sturen we op een inhuurplafond van 48 miljoen euro. In 2017 gaven we daar 36,8 miljoen euro van uit. Dat is 12,2% van de totale personeelskosten (loonkosten + inhuur). Gemiddeld bedroeg dit bij gemeenten 17% (Personeelsmonitor AenO-fonds). In 2018 gaven we 44,1 miljoen euro uit (13,6% ten opzichte van 20% landelijk). Sinds de invoering is het plafond niet geïndexeerd c.q. aangepast. In 2019 zien we de kosten van externe inhuur verder toenemen. De groei en ontwikkelingen gaan zo snel, dat de organisatie niet overal in staat is, in hetzelfde tempo de capaciteit aan te vullen met nieuwe vaste medewerkers. Daarnaast hebben we te maken met krapte op de arbeidsmarkt en schaarste in een aantal beroepsgroepen. Het lukt ons niet altijd om nieuwe medewerkers, binnen onze arbeidsvoorwaarden (zoals aanstelling en salaris) te werven. We zijn hierbij afhankelijk van de landelijke cao-afspraken. Binnen deze cao is het mogelijk een arbeidsmarkttoelage toe te kennen, maar ook dat is soms niet toereikend. En ten slotte zien we ook dat de tarieven van externen stijgen en hebben we ook te maken met een stijging van de kosten door de gelijke beloning voor payrollers.

De prognose voor dit jaar (2019) is dat de uitgaven aan externe inhuur richting 52,5 miljoen euro (15,2%) gaan. Daarmee overschrijden we het toegestane plafond van 48 miljoen euro. Op het niveau van de organisatieonderdelen zijn de grootste stijgingen in 2019 zichtbaar bij bedrijfsvoering/ IB, Ruimte en Stadsbedrijven.

Meer externe inhuur ten opzichte van 2018 bij IB ICT (AUTO/IV) komt onder andere door een aantal grote projecten, zoals Utrecht Digitale Werkplek, Zaakgericht werken en de Windows-migratie. Ook zorgt de transitie van AUTO en IV (tot een demand- en supply-organisatie) voor extra inhuur. Op het gebied van ICT huren weextra capaciteit in vanwege een tijdelijke behoefte in verband met vervangingsvraagstukken. Daarnaast is er sprake van krapte op de arbeidsmarkt en hogere inhuur tarieven.
In verband met de toename van het aantal ruimtelijke projecten (intensivering coalitieakkoord en groei van de stad) is de vraag naar projectleiders en stadsingenieurs sterk toegenomen. Dit leidt tot extra inhuur bij Ruimte en Stadsbedrijven. Hier speelt vooral een rol dat door de snelle groei en ontwikkelingen het niet lukt de capaciteit aan te vullen met nieuwe vaste medewerkers. Op termijn ontstaat meer zicht op de vraag en de gewenste vaste capaciteit en dan zal de behoefte aan deze inhuur afnemen. Voorbeelden van projecten waar de inhuurkosten betrekking op hebben zijn de Noordelijke Rondweg Utrecht, ontwikkeling groene en blauwe verbindingen, Beurskwartier, Uithoflijn, Westelijke Stadsboulevard en Busbaan Dichterswijk.

Voor 2020 verwachten we dat de kosten van externe inhuur verder gaan toenemen. Gebaseerd op voorgenoemde ontwikkelingen is de inschatting dat er een inhuurplafond van 54 miljoen euro (15,4%) voor 2020 nodig is. Ook hier blijven we alert op de balans tussen de kosten voor intern en externe personeel. Zoals gezegd werken we continu aan inzicht in de strategische personeelsplanning, waarin we opnemen welke kennis en vaardigheden we nodig hebben. Dit geeft inzicht in onze formatiebehoefte, zodat we beter kunnen anticiperen op vraag en aanbod van zowel intern als extern personeel.
Het is belangrijk de interne regels rond sturing op externe inhuur en formatiebeheer periodiek extra aandacht te geven om de strakke sturing niet te laten verwateren. Daarom besteden we in de tweede helft van dit jaar extra aandacht aan deze interne regels.
We onderzoeken de mogelijkheden van onder andere tijdelijke arbeidscontracten, zodat we bij projecten of tijdelijke opdrachten, extern personeel een tijdelijk intern contract kunnen aanbieden. Ook gaan we, zoals hiervoor genoemd, verder met het doorontwikkelen van ons interne uitzendbureau (PMB).

De groei van de stad en onze organisatie én de nieuwe manier van werken hebben effect op - en stellen andere eisen aan - onze huisvesting. Op sommige plekken in het Stadskantoor ervaren medewerkers drukte en een deel van de medewerkers ervaren hierdoor ongemakken. De grenzen van het huidige huisvestingsconcept zijn hiermee bereikt. De aard, omvang en mogelijke oplossingen worden onderzocht en in de VJN 2020 komen we hier op terug.

In de tussentijd leren we via diverse pilots in de dagelijkse praktijk om slimmer gebruik te maken van onze huisvesting en faciliteiten en passen we de succeselementen toe op meerdere plekken in het gebouw. Dit doen we op basis van het in 2018 vastgestelde strategisch huisvestingsplan. De kern van dit plan is om opgavegericht werken te faciliteren. Voorbeelden van pilots zijn:

• Pilot slimmer ontmoeten en werken in de werkomgevingen van VTH en van W&I
• Pilot sensoren op de achttiende etage Noord op werkplekken, huiskamers en overlegplekken om de bezetting te meten en beschikbaarheid sneller inzichtelijk te maken via een app
• Inzetten vijfde etage voor projectmatig samenwerken voor en met de stad
• Centrale stilteruimte op vijftiende etage Zuid